MailMate und das Haushalten von Mails

MailMate und das Haushalten von Mails

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Eigentlich habe ich bis vor Kurzem meine Mails mit Postbox verwaltet. Da die neue Version von Postbox für mich keine Vorteile brachte und im Gegenteil optisch für mich nicht wirklich brauchbar ist (die Farbgebung), habe ich mir MailMate angeschaut. MailMate habe ich über einen Podcast vor etwa zwei Jahren gewonnen und schlummerte bis vor ein paar Tagen in der Schublade.

Was kann MailMate?

MailMate 1 ist ein reiner IMAP Client. Ist sehr Funktionsreich und wird als grafischer MUTT unter macOS tituliert. Es gibt hierzu ein Review 2 für weitere Infos, zusätzlich ein Podcast 3, wo der Entwickler von MailMate Benny K. Nielsen im Interview Details bespricht.

Die Umstellung

Vor MailMate habe ich eine Kombination aus POP3 und IMAP genutzt. Unterwegs mit IMAP auf mein Postfach zugegriffen, zu Hause per POP3, um so den Mail-Server von Mails zu befreien. Jetzt ausschließlich per IMAP zu arbeiten hat seine Vorteile. Mit Schlagwörtern (Tags) gekennzeichnete Mails sind auf allen Endgeräten gleich sichtbar. Auf dem einen Gerät versendete Nachrichten, liegen ebenso auf allen anderen Geräten im Fach für versendete Mails. Die Synchronisation ist schon sehr praktisch.

Aber genau hier tritt ein Effekt auf, den ich eigentlich mit der IMAP/POP3-Kombination umgehen wollte. Alle Mails liegen auf dem Mail-Server. Und mit der Zeit werden die nicht weniger. Es gibt nette sogenannte Selbst-Management-Prinzipien, wie Inbox-Zero, aber die lassen genau einen Ordner außen vor. Der Ordner für versendete Mails. Was sich da alles tümmelt, raubt vermutlich den meisten Speicherplatz. Denn gerne werden Fotos, Unterlagen u.s.w. versendet und nach dem Motto "aus den Augen aus dem Sinn" nicht mehr beachtet oder gleich vergessen.

Der pragmatische Weg

MailMate stellt ein mächtiges Regelwerk zur Verfügung, mit dem die Mail-Verwaltung sehr gut automatisiert werden kann. Eine Hand voll Regeln unterstützen mich heute dabei die Übersicht zu behalten. Dabei ist das Kennzeichnen per Schlagwort und eine farbliche Markierung eine große Hilfe. So lasse ich nach bestimmten Gruppen die Mails - nach dem Aschenputtelprinzip - in "Mailboxen" darstellen. Physische Ordner auf dem Mailserver gibt es nicht, MailMate organisiert dies lokal und dynamisch in - heute würde man sagen - smarte Ordner. Mit solchen Mailboxen, bekomme ich - als Beispiel - auch eine Liste von versendeten Mails, die älter als ein Monat sind, um schlussendlich die Entscheidung zu treffen, weg oder archivieren. Das Ausgangskörbchen hat so immer einen limitierten Bodensatz von versendeten Mails, auf die man noch kurzfristig zurückgreifen kann.

Mit dem Archivieren von Mails, und zwar konsequent für Eingehende als auch Ausgehende Mails, gab es für mich die Möglichkeit weiter aufzuräumen. So die Idee. MailMate versteht aber nicht lokale Ordner auf dem Rechner zu verwalten. Also das Archivieren ist vom Prinzip her für mich ein Weg, ich hatte aber nichts dardurch gewonnen, wenn die archivierten Mails weiter auf dem Mail-Server verbleiben. Es gibt zwar Lösungen, wie zum Beispiel lokal auf dem Arbeitsrechner einen Mail-Server (Dovecot) zu installieren 4, um so einen Archiv-Ordner MailMate zur Verfügung zu stellen. Ich wollte aber eher eine einfachere Lösung.

Hier half wieder eine Regel, die archivierte Mails als lokale Datei im eml-Vormat auf meinem Rechner speichert. Aktuell getrennt für versendete und empfangene Mails. Die Idee ist, nach Bedarf mit der internen Suche von macOS (Spotlight) mit Hilfe bestimmter Suchbegriffe das "Archiv" zu durchsuchen. Leider werden eml-Dateien unter macOS nicht indiziert und stehen somit für eine Suche quasi nicht zur Verfügung.

Durch Zufall bin ich auf eine Möglichkeit gestoßen, aus MailMate direkt Mails an Devonthink 5 zu übergeben. Devonthink ist so etwas wie eine strukturierte Zettelbox unter macOS, um so gut wie alles (Notizen, Bilder, Webseiten etc.) - auch Mails - lokal zu verwalten. Beim Stöbern über Devonthink, bin ich allerdings auf eine kostenlose Software vom gleichen Hersteller aufmerksam geworden, die es erlaubt, in Dateien zu suchen. Ein Suchprogramm, mit dem Namen EasyFind 6, ist also für mich die Rettung. EaseyFind ist eigentlich eine gute Ergänzung zu Spotlight, da auch auf Datei-Servern gesucht werden kann.

Mittlerweile funktioniert bei mir die Mailverwaltung, wie oben beschrieben, ganz gut. Easyfind ist zusätzlich eine Perle, nicht nur für die Mailverwaltung und ist auf jeden Fall einen Blick wert.


  1. MailMate: Projektseite 

  2. MailMate Review: aptgetupdate.de 

  3. Podcast: thinkmakesell.com 

  4. Dovecot Mail-Server unter macOS: xdeb.org 

  5. Devonthink: devontechnologies.com 

  6. EasyFind: devontechnologies.com